Bewirtungen richtig kontieren

  • Für den Bewirtungsprozess ist neben dem Beleg auch der Bewirtungsbeleg mit Teilnehmerliste unumgänglich. Die Sachkontierung erfolgt meist basierend nach folgenden Kriterien:

    • Wie viele Teilnehmer waren extern? Interne oder externe Bewirtung
    • Interne Bewirtung und Betrag pro Person kleiner X €
    • Interne Bewirtung und Betrag pro Person größer X €

    Weitere Unterscheidungen sind möglich und denkbar.


    Wie wäre es also mit einer Web Applikation, die alle notwendigen Daten einsammelt? Damit wäre sichergestellt, dass Rechnungen bezüglich Bewirtungen immer vollständig sind und das zugehörige Konto kann ebenfalls automatisch abgeleitet werden.


    Die Web Applikation muss folgende Anforderungen erfüllen:

    • Rechnungsprüfer prüfen, ob ein Bewirtungsbeleg benötigt wird
    • Falls ja werden pro benötigtem Bewirtungsbeleg eine Kontierungszeile mit Dummy Sachkontierung angelegt
      • Bei z.B. mehren Bewirtungen an einem Tag...
    • Der Workflow zur Freigabe wird gestartet
    • Der Empfänger des Workflows prüft die Rechnung auf sachliche Korrektheit
    • Die Bewirtungsbeleg Web Applikation kann aus dem Workflow geöffnet werden
    • Die Freigabe wird unterbunden so lange nicht alle benötigten Bewirtungsbelege abgeschlossen wurden
    • Nach der Freigabe kann das korrekte Sachkonto für die Rechnung ermittelt werden
    • Weitere Freigaben und die Buchung der Rechnung ist dann wieder wie immer
    • Der Bewirtungsbeleg wird mit der Buchung archiviert und mit dem SAP Beleg verknüft

    Der Bewirtungsbeleg enthält folgende Daten:

    • Betrag
    • Kostenelement
    • Ort und Datum der Bewirtung
    • Grund der Bewirtung
    • Teilnehmerliste getrennt nach internen und externen Teilnehmern

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