Stichproben erstellen für Freigabe via Workflow oder automatisches Buchen

  • Viele Unternehmen möchten den Anteil von automatisch gebuchten Kreditorenbelegen erhöhen. Das scheitert jedoch häufig an der internen Revision, die eine manuelle Überprüfung verlangt. Manchmal ist aber auch das fehlende Vertrauen in automatischen Buchungen die Ursache.


    Wie kann man dennoch automatische Buchungen ermöglichen oder deren Anteil erhöhen? Die Zufallsstichprobe hilft hier weiter. Es wird eine Stichprobe gebildet, die immer geprüft werden muss. Das kann entweder mittels Workflow geschehen oder aber die Rechnung muss manuell verarbeitet werden.


    Eine weiterer Anwendungsfall ist die Reduktion der Freigabeschritte, um Rechnungen schneller bearbeiten zu können. Hierbei werden wieder nur die Rechnungen der Stichprobe durch den gesamten Prozess geschickt.


    Die Stichprobe muss aber zufällig gewählt werden. Es darf keine Regelmäßigkeit erkennbar sein, denn sonst ist die Kontrolle ausgehebelt. Außerdem ist es natürlich ratsam auch den Rechnungsbetrag zu betrachten. Wenn der Betrag größer ist als ein Schwellwert, dann muss die Rechnung vollständig geprüft werden. Andere Kriterien sind denkbar, wie Kreditor, Buchungskreis, Abteilung etc...

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