Limits für die Freigaben in einem eigenen Workflow anpassen und freigeben

  • Die meisten Freigabe-Workflows in der Kreditorenbuchhaltung nutzen angepasste Tabellen, um Kostenstellen-Zuordnungen und Einhaltung von Freigabegrenzen zu überprüfen. Sie sind das Herzstück vieler mehrstufigen Freigabe-Strategien.


    Die Pflege und Aktualisierung dieser Tabellen ist oftmals ein manueller Prozess, der häufig über eine einzelne Person im Unternehmen läuft. Anpassungen an Wertgrenzen oder Änderung der Kostenstellen-Zuordnungen können nur schwer nachvollzogen werden. Sie laufen oft via E-Mail oder Telefon.


    Sollte dieser integrale Bestandteil zur Umsetzung der Unternehmensrichtlinien nicht der gleichen sorgfältigen Prüfung unterliegen, wie die Prüfung einer Rechnung? Die Freigabe der neuen Limits sollte wie die Freigabe einer Rechnung protokolliert werden und nachvollziehbar sein.


    Workflowteilnehmer*innen sollten die Möglichkeit haben ihre eigenen Freigabegrenzen und Kostenstellen-Zuordnungen einsehen zu können. Bei Bedarf sollte es möglich sein ein Änderung anfragen zu können. Die Anfrage kann so schon bei der Anlage auf Plausibilität geprüft werden und beispielsweise die Zuordnung von ungültigen Kostenelementen unterbunden werden.


    Anschließend kann die Anfrage über einen flexiblen Freigabeworkflow von den zuständigen Personen im Unternehmen bestätigt und freigegeben werden. Nach der letzten Workflow-Freigabe können die Änderungen an den Freigeber-Tabellen automatisch im System hinterlegt werden.

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