Beiträge von Alexander Schmidt

    Die meisten Freigabe-Workflows in der Kreditorenbuchhaltung nutzen angepasste Tabellen, um Kostenstellen-Zuordnungen und Einhaltung von Freigabegrenzen zu überprüfen. Sie sind das Herzstück vieler mehrstufigen Freigabe-Strategien.


    Die Pflege und Aktualisierung dieser Tabellen ist oftmals ein manueller Prozess, der häufig über eine einzelne Person im Unternehmen läuft. Anpassungen an Wertgrenzen oder Änderung der Kostenstellen-Zuordnungen können nur schwer nachvollzogen werden. Sie laufen oft via E-Mail oder Telefon.


    Sollte dieser integrale Bestandteil zur Umsetzung der Unternehmensrichtlinien nicht der gleichen sorgfältigen Prüfung unterliegen, wie die Prüfung einer Rechnung? Die Freigabe der neuen Limits sollte wie die Freigabe einer Rechnung protokolliert werden und nachvollziehbar sein.


    Workflowteilnehmer*innen sollten die Möglichkeit haben ihre eigenen Freigabegrenzen und Kostenstellen-Zuordnungen einsehen zu können. Bei Bedarf sollte es möglich sein ein Änderung anfragen zu können. Die Anfrage kann so schon bei der Anlage auf Plausibilität geprüft werden und beispielsweise die Zuordnung von ungültigen Kostenelementen unterbunden werden.


    Anschließend kann die Anfrage über einen flexiblen Freigabeworkflow von den zuständigen Personen im Unternehmen bestätigt und freigegeben werden. Nach der letzten Workflow-Freigabe können die Änderungen an den Freigeber-Tabellen automatisch im System hinterlegt werden.

    Viele Unternehmen möchten den Anteil von automatisch gebuchten Kreditorenbelegen erhöhen. Das scheitert jedoch häufig an der internen Revision, die eine manuelle Überprüfung verlangt. Manchmal ist aber auch das fehlende Vertrauen in automatischen Buchungen die Ursache.


    Wie kann man dennoch automatische Buchungen ermöglichen oder deren Anteil erhöhen? Die Zufallsstichprobe hilft hier weiter. Es wird eine Stichprobe gebildet, die immer geprüft werden muss. Das kann entweder mittels Workflow geschehen oder aber die Rechnung muss manuell verarbeitet werden.


    Eine weiterer Anwendungsfall ist die Reduktion der Freigabeschritte, um Rechnungen schneller bearbeiten zu können. Hierbei werden wieder nur die Rechnungen der Stichprobe durch den gesamten Prozess geschickt.


    Die Stichprobe muss aber zufällig gewählt werden. Es darf keine Regelmäßigkeit erkennbar sein, denn sonst ist die Kontrolle ausgehebelt. Außerdem ist es natürlich ratsam auch den Rechnungsbetrag zu betrachten. Wenn der Betrag größer ist als ein Schwellwert, dann muss die Rechnung vollständig geprüft werden. Andere Kriterien sind denkbar, wie Kreditor, Buchungskreis, Abteilung etc...