Beiträge von Carsten Nelk

    Für den Bewirtungsprozess ist neben dem Beleg auch der Bewirtungsbeleg mit Teilnehmerliste unumgänglich. Die Sachkontierung erfolgt meist basierend nach folgenden Kriterien:

    • Wie viele Teilnehmer waren extern? Interne oder externe Bewirtung
    • Interne Bewirtung und Betrag pro Person kleiner X €
    • Interne Bewirtung und Betrag pro Person größer X €

    Weitere Unterscheidungen sind möglich und denkbar.


    Wie wäre es also mit einer Web Applikation, die alle notwendigen Daten einsammelt? Damit wäre sichergestellt, dass Rechnungen bezüglich Bewirtungen immer vollständig sind und das zugehörige Konto kann ebenfalls automatisch abgeleitet werden.


    Die Web Applikation muss folgende Anforderungen erfüllen:

    • Rechnungsprüfer prüfen, ob ein Bewirtungsbeleg benötigt wird
    • Falls ja werden pro benötigtem Bewirtungsbeleg eine Kontierungszeile mit Dummy Sachkontierung angelegt
      • Bei z.B. mehren Bewirtungen an einem Tag...
    • Der Workflow zur Freigabe wird gestartet
    • Der Empfänger des Workflows prüft die Rechnung auf sachliche Korrektheit
    • Die Bewirtungsbeleg Web Applikation kann aus dem Workflow geöffnet werden
    • Die Freigabe wird unterbunden so lange nicht alle benötigten Bewirtungsbelege abgeschlossen wurden
    • Nach der Freigabe kann das korrekte Sachkonto für die Rechnung ermittelt werden
    • Weitere Freigaben und die Buchung der Rechnung ist dann wieder wie immer
    • Der Bewirtungsbeleg wird mit der Buchung archiviert und mit dem SAP Beleg verknüft

    Der Bewirtungsbeleg enthält folgende Daten:

    • Betrag
    • Kostenelement
    • Ort und Datum der Bewirtung
    • Grund der Bewirtung
    • Teilnehmerliste getrennt nach internen und externen Teilnehmern

    Anfragen von Lieferanten werden im Gegensatz zu eingehenden Rechnungen meist nicht in einer Übersicht nachverfolgt. Zusätzlich können sie über unterschiedliche Kanäle im Unternehmen eingehen. Von nun an besprechen wir die Mahnung im Detail, wobei die allgemeine Funktionalität auf beliebige Anfragen angewendet werden kann.


    Zur effektiven und effizienten Bearbeitung von Mahnungen ist es notwendig eine Applikation zu erstellen, die folgende Funktionen bietet:

    • Übersicht über alle eingehenden Mahnungen
      • Papierdokumente müssen digitalisiert werden
    • Informationen der Mahnung bereitstellen
      • Bezieht sie sich auf eine oder mehrere Rechnungen
      • Erste Mahnung oder bereits zweite Mahnung...
    • Bearbeitung der aktuellsten Mahnung sicherstellen
    • Verknüpfung der Mahnung mit der Rechnung / den Rechnungen
    • Kommunikation mit dem Lieferanten
      • Rechnung wird bezahlt
      • Rechnung ist bereits gezahlt
      • Rechnung wurde gekürzt
      • ...

    Vorteile einer solchen Lösung sind Transparenz, Analysen, Kontrolle des Prozesses und einen besseren Kontakt zum Lieferanten.

    Das SAP Transportation Management (SAP TM) wird zur Verwaltung, Abrechnung, Kontrolle und Durchführung von Transportdienstleistungen eingesetzt. Generell geht es um alle Aktivitäten, die mit dem physischen Transport von Waren von einem Ort zu einem anderen verbunden sind.


    SAP TM kann sowohl für Inbound Prozesse (Beschaffung, Warenanlieferung) als auch Outbound Prozesse (Distribution) verwendet werden. Beispielsweise können eingehende, ausgehende, nationale, internationale Transporte geplant, konsolidiert und optimiert werden.


    In diesem Beitrag sind wir jedoch grundsätzlich nicht im SAP TM selbst, aber mit der Integration von SAP TM mit SAP ERP im Bereich Rechnungsprüfung, interessiert. Nachdem Waren transportiert wurden, bekommt man eine Frachtrechnung von Spediteur. Die Rechnungsprüfung und Buchung von Frachtrechnungen erfolgt in ERP. Die Rechnungen enthalten Referenzen zu Transportnummern. Wie bei jeder anderen Rechnung auch muss für die Frachtrechnung auch ein Steuerkennzeichen ermittelt werden. Wenn SAP TM im Einsatz ist, dann können die Transportdaten aus SAP-Tabellen ermittelt und zur Ableitung des Steuerkennzeichen verwendet werden.


    Für jeden Transport kann man das Abgangsland und Zielland aus SAP Daten (VTTS Tabelle) ermitteln. Wenn zusätzlich in einer Tabelle die zugehörigen Steuerkennzeichen gepflegt sind kann die Ermittlung einfach durchgeführt werden.


    Hierzu müssen die Steuerkennzeichen abhängig von

    • Land des Buchungskreis
    • Land des Rechnungssteller (Transportunternehmen/Spediteur)
    • Transport Abgangsland
    • Transport Zielland
    • Steuersatz
    • Datum Von

    gepflegt werden.


    Um die Tabellenpflege zu erleichtern, konnte man auch, anstatt spezifischer Länder auch generelle Objekte wie EU und non-EU in der Konfiguration verwenden.

    Es ist mit SAP sehr einfach möglich, eine Rechnung gekürzt zu buchen. Es werden bereits alle notwendigen Funktionen bereit gestellt.


    Ein Problem besteht aber weiterhin. Wie kann man automatisch eine Rechnung gekürzt verbuchen? Mittels der Transaktion MIRO ist es möglich, allerdings nicht automatisch. Das BAPI, also die Schnittstelle zu SAP, erlaubt im Standard keine Buchung der Rechnungskürzung. Es ist jedoch möglich, das BAPI zu erweitern und so auch Rechnungskürzungen zu automatisieren. Ganz ohne Modifikation.


    Wie genau können Sie in dieser Präsentation Kürzung.pdf erfahren.